【GoogleDrive】Word、Excel、PowerPointを変換せずに編集して同期する使い方

【GoogleDrive】Word、Excel、PowerPointを変換せずに編集して同期する使い方

Google Driveを仕事で活用されている方も増えてきていると思います。PC以外にタブレットで見れたり、社内メンバーやクライアントともやり取りするのに非常に便利です。

ここではGoogle Drive上のoffice文書(Word、Excel、PowerPoint)を、Googleフォーマットに変換せずに編集する方法を解説します。

Googleドライブの使い方

私の場合ですが、仕事でGoogle Driveは多用しており、次のような場面で使っていました。
・タブレット端末(iPad)への共有
・自宅と事務所でのファイル共有
・取引先とのファイル共有

一つのファイルをあっちこっちの端末でいじりたいのでクラウドサービスは重宝しているのですが、様々方法試している中で
しっくり来たものをご紹介します。

そもそもGoogle Driveのファイルを弄る方法は大きく3つあります。
・バックアップと同期
・DriveFileStream(ドライブ ファイル ストリーム)
・Webブラウザ

ますは、それぞれどんな違いがあるのか、解説していきます。
使うシチュエーションによって自分にあうものがあると思いますので、様々試してみてください。

Googleのバックアップと同期を使う

バックアップと同期とは

バックアップと同期のダウンロード – 無料のクラウド ストレージ : https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive/download/backup-and-sync/

Googleドライブへの自動アップロードのためのソフトです。 PC版Googleドライブからのバージョンアップです。GoogleドライブのマイドライブとPCを同期、また任意フォルダを指定して同期できるようになりました。複数のPCデバイスを使い分けているユーザーは便利機能です。またGoogleフォトも同期されます。

バックアップと同期のメリット

パソコンのフォルダー構成を替えずにクラウドに接続できるのは非常にメリットを感じる。わざわざGoogleドライブフォルダへファイルを移動する必要がない。任意のフォルダを指定すると、同じ内容が同期され、どの端末からもアクセス可能となる。任意フォルダを同期させることで、リアルタイムに各デバイスと連携できるようになるのだ。相性が良いのが「スマホで取った写真データをPCに移す」ことだ。下記流れをイメージしてもらえばいい。

1.スマホで取る
2.「フォト」アプリでクラウドに自動同期
3.バックアップと同期でPCにも同期

わざわざ有線で繋がなくてもファイル管理が出来る上に「あれこの写真コピーしたっけ?」という問題も速攻解決する。
また任意のフォルダー同期が出来るのでバックアップの意味合いでGoogle Driveを使っている方は相性がいい。回線とドライブの容量に余裕があるならドキュメントフォルダーごと同期するのもアリです。

バックアップと同期のデメリット

この自動同期もデメリットが存在します。PC立ち上げ時に同期作業を行うため、ファイル容量が大きな物が変更された場合、同期が終わるまで通信容量やメモリをくってしまう事です。自分で通信容量の制御をかけることが出来ないのが難点だ。PCにバックグラウンドで無駄な作業をさせたくない人は避けたほうがいいかもしれない。

ドライブ ファイル ストリームを使ってGoogle Driveを使う

ドライブ ファイル ストリームとは

一般の方はあまり目にすることがないかもしれないが、法人向けGoogle Apps(G Suite)のなかにドライブ ファイル ストリームというGoogle Driveとの同期アプリケーションがある。このソフトがものすごい優秀なのです。

(下記引用)
ドライブ ファイル ストリームを利用してパソコンで職場や学校のファイルにアクセスする
ドライブ ファイル ストリームを使用すると、パソコンで Google ドライブ上のファイルを表示、検索できます。具体的には、次の操作を行うことができます。

チームドライブも含め、特定のファイルやフォルダをオフラインで保存する。
お使いのパソコンで利用している、以下のようなファイル システムでファイルを表示、整理する。
・Windows のエクスプローラー
・Mac OS の Finder
パソコンにインストールされているアプリを使用してファイルを開く。パソコンの保存容量を消費することなく、Google ドライブ上に保存しているすべてのファイルを表示する。

最大の特徴は 全ファイルの同期を行わない事にあります。イメージとしてはクラウド上のファイルをストリーミングで利用出来るのです。
そのため同期処理も不要となり、バックグラウンドで作業されてPCが重くなる事がなくなります。

ドライブ ファイル ストリームのメリット

人によってはクラウドのストレージはかなりの大容量という方もいるでしょう。(TBという人は少ないかな?)この膨大なフォルダを同期する事ができないためクラウドを使用できなかった人も、このアプリケーションであれば利用できます。

例えばダブルクリックをすると、そのファイルだけを同期、PCのアプリで開くことができます。保存して終了すれば変更後のファイルのみが同期されます。最低限の同期にすることでPC編不可を最低限に抑える仕様になっています。モバイルPCなどで作業している人ならば、常時同期を行わないことで、通信容量が消費の心配はなくなります。(WIFI広告)

LTE機能付きノートPCで仕事をしているような様々な端末で同じファイルを扱いたいという人はメリットの多いソフトです。しかし利用にはG Suiteのアカウントが必要となります。最低でも月600円はかかるので利用については要検討ですね。
https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/pricing.html?tab_activeEl=tabset-companies

Webブラウザを通じてGoogle Driveを使い倒す。

最後に上記のバックアップと同期も ドライブ ファイル ストリームもこのソフトがインストールしてあるPC端末が必要になる。
常にLTE接続しているようなノートパソコンを持ち歩いていればいいのだが、私はそんなにデバイスを持ち歩かないため結局の所ブラウザでGoogle Driveを操作することが多かった。
しかしそこで問題が発生する。ブラウザ上では専用フォーマットに変換しないと編集作業が困難となる。元のフォーマットのまま編集保存をする場合は「ダウンロード→編集→再アップロード」の手順を踏む必要があり超手間がかかる。
さらにファイルを共有で操作するにもGoogleドライブ専用のフォーマット(Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライド)に変換しないと共有がうまく出来ないのが使いづらい原因でした。

スプレッドシートで共有するのもいいんですが、編集や関数に関してはExcelファイルのほうが使いやすい。なので各デバイスで共有するにしてもわざわざスプレッドシートに変換したくないというのが悩みでした。とおもったらアドオンで解決することが判明。

GoogleChrome拡張機能でofficeファイルを編集する

Microsoft OfficeファイルのWord、Excel、PowerPointをブラウザのGoogle Chromeで編集できるアドオンが有ります。
Chrome 拡張機能 「ドキュメント、スプレッドシート、スライドで Office ファイルを編集」を利用することでほぼ同様の操作が可能です。
Chrome ウェブストアよりダウンロードし追加します。

画面はGoogleスプレッドシートとほぼ同様です。使える機能は少し少なくなっていますが基本的な利用は問題なく動作します。
保存も常に最新になります。編集すると特に操作しなくても自動保存してくれます。

また編集中にGoogleスプレッドシート形式に保存することも出来ますので使いづらければそちらに変更も可能です。

まとめ

このアドオンがあればフォーマットをそのままに各デバイスでデータを統一、同期することが出来ます。
PCローカルに大切なデータを保存するのではなく、クラウドが中心なれば、PCの買い替えも、スマホの買い替えも全く問題なく移行することが出来ます。既に携帯の連絡先などはそうしている人も多いと思いますが、写真やデータに関しても同様に広がっていくでしょうね。