ホウレンソウの基本とポイント。相手への配慮は必須!

ホウレンソウの基本とポイント。相手への配慮は必須!

ホウ・レン・ソウの基本をマスターしよう

ビジネスパーソンなら知っている「ホウ・レン・ソウ」報告、連絡、相談ですね。これについて最近思うことがあるので発信していきたいと思います。よく若い方に多いのですが、作業方針とか仕事の進め方について聞きに来る方がいます。仕事をする上で確認は必ず必要なのでそれ自体に異論はないのですが 、質問する側のマナーをもっと意識するべきですね。

【質問する側は、される側の時間を奪っている】

この意識が足りない。これが意識できれば色んな問題が解決します。パターンごとに見ていきたいと思います。

①結論が先に来ない

相手の時間を奪っているのですから端的に聞きましょう。聞きたいことを端的に伝えて下さい。相談している時間は二人の仕事時間分のコストが発生しています。時間はお金です。意識しましょう。

 

②聞きたいことが整理されていない

そもそも疑問点があって確認に来ているのですが、回答を求めて質問をしに来るケースです。何を質問していいかわかっていないので、1から10まで状況の説明をし始めます。時間がかかる上なにが聞きたいのかわからないパターンです。

 

③下調べが明らかに足りない。わからないから聞きに来る。

調べれば分かることを聞きに来るパターンです。それググったら絶対調べられるよね?というパターンのやつです。聞いたほうが早いと思っているのかもしれませんが、聞かれる身にもなりましょう。調べてわからない事はまず調べ方を聞きましょう。それでもわからなければ教えてもらえばいいと思います。人間として配慮はすべきです。

 

④確認をして欲しい箇所が明確でない。

質問をするからには、相手に判断をして欲しいケースが多い。「A or B」なのか「◯◯で行うがよろしいでしょうか?」などのYes or Noのジャッチがほしいのか。確認したいことを端的に伝える能力ですね。

 

⑤自分の意見(仮説)が無いまま聞きに来る

これは②とにていますが、考えてから質問に来ていない人です。本来であれば「自分は◯◯と思うのですが、~してもよろしいでしょうか?」ぐらい考えてから来るべきです。時間は有限なのですから。
この⑤は特に重要です。これができていないということは自分で考えることを放棄しています。つまり大事な思考を他人に預けてしまっている状態です。
これをやっている人は判断能力も、思考能力も、いつまでたっても成長しません。 何より人間的な成長しないのでやめましょうね?